|
التعريف| المراجع القانونية|المصطلحات الفنية| الأدوات الأرشيفية|دور الأرشيفي يكتسي الأرشيف أهمية بالغة باعتباره أداة عمل وتصرف يحفظ حقوق الأشخاص والهيئات، وييسّر عمل الرقابة والتقييم، كما أنه مصدر للبحث العلمي والتاريخي وركيزة من ركائز الهوية الوطنية. وقد عرف الفصل الأول من القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 والمتعلق بالأرشيف، الأرشيف بأنه < مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة مهما كان تاريخها وشكلها ووعاؤها، تحفظ هذه الوثائق وتجمع أرصدة الأرشيف لفائدة الصالح العام تلبية لحاجيات التصرف والبحث العلمي وإثبات حقوق الأشخاص.
.:قانون عدد 95 لسنة 1988 مؤرخ في 2 أوت 1988 يتعلق بالأرشيف. .:قانون عدد55 لسنة 1991 مؤرخ في 22 جويلية 1991 يتعلق بالمصادقة على اتفاقية التعاون الاقتصادي والفني المبرمة في 29 أفريل 1991 بين حكومة الجمهورية التونسية وحكومة جمهورية الصين الشعبية. .:قانون عدد 112 لسنة 1996 مؤرخ في 30 ديسمبر 1996 يتعلق بنظام المحاسبة للمؤسسات. .:قانون عدد 57 لسنة 2000 مؤرخ في 13 جوان 2000 يتعلق بتنقيح وإتمام بعض فصول من مجلة الالتزامات والعقود. .:قانون عدد 83 لسنة 2000 مؤرخ في 9 أوت 2000 يتعلق بالمبادلات والتجارة الإلكترونية. .:قانون عدد 84 لسنة 2000 مؤرخ في 24 أوت 2000 يتعلق ببراءات الاختراع. .:قانون أساسي عدد 63 لسنة 2004 مؤرخ في 27 جويلية 2004 يتعلق بحماية المعطيات الشخصية.
.:مرسوم عدد 41 لسنة 2011 مؤرخ في 26 ماي 2011 يتعلق بالنفاذ إلى الوثائق الإدارية للهياكل العمومية . .:مرسوم عدد 54 لسنة 2011 مؤرخ في 11 جوان 2011 يتعلق بتنقيح وإتمام المرسوم عدد 41 لسنة 2011 المؤرخ في 26 ماي 2011 المتعلق بالنفاذ الى الوثائق الإدارية للهياكل العمومية .
.: أمر عدد 1979 لسنة 1988 مؤرخ في 13 ديسمبر 1988 يتعلق بتنظيم وتسيير الأرشيف الوطني. .: أمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 يتعلق بضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط وفرز وإتلاف الأرشيف وتحويل الأرشيف والإطلاع على الأرشيف العام. .:أمر عدد 1351 لسنة 1989 مؤرخ في 7 سبتمبر 1989 يتعلق بضبط نظام تأجير المتعاملين مع مؤسسة الأرشيف الوطني بصفة غير قارة. .:أمر عدد 1221 لسنة 1993 مؤرخ في 7 جوان 1993 يتعلق بإحداث مرحلة لتكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الأرشيف التابعة للدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. أمر عدد 1219 لسنة 1993 مؤرخ في 7 جوان 1993 يتعلق بتأجير الأعمال الاستثنائية المتعلقة بالخطة الاستعجالية لتطهير وضع الوثائق الإدارية وصيانتها. .:أمر عدد 1451 لسنة 1993 مؤرخ في 5 جويلية 1993 يتعلق بالمسؤولية في مجال التصرف والحفظ بالنسبة للوثائق الإدارية. أمر عدد 541 لسنة 1994 مؤرخ في 10 مارس 1994 يتعلق بإتمام الأمر عدد 1221 لسنة 1993 المؤرخ في 7 جوان 1993 المتعلق بإحداث مرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الأرشيف التابعة للدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. .:أمر عدد 1618 لسنة 1994 مؤرخ في 26 جويلية 1994 يتعلق بضبط تركيبة المجلس الأعلى للأرشيف وطريقة تسييره. .:أمر عدد 389 لسنة 1997 مؤرخ في 21 فيفري 1997 يتعلق بتنظيم وتسيير الأرشيف الوطني. .:أمر عدد 2548 لسنة 1998 مؤرخ في 28 ديسمبر 1998 يتعلق بتنقيح الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 المتعلق بضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط وفرز وإتلاف الأرشيف وتحويل الأرشيف والإطلاع على الأرشيف العام. .:أمر عدد 675 لسنة 1999 مؤرخ في 29 مارس 1999 يتعلق بضبط النظام الأساسي الخاص بسلك المتصرفين في الوثائق والأرشيف. أمر عدد 1017 لسنة 1999 مؤرخ في 10 ماي 1999 يتعلق بتنقيح الأمر عدد 366 لسنة 1999 المؤرخ في 15 فيفري 1999 والمتعلق بضبط نظام تأجير أعوان سلك محللي وتقنيي الإعلامية للإدارات العمومية. .:أمر عدد 2628 لسنة 1999 مؤرخ في 22 نوفمبر 1999 يتعلق بضبط نظام تأجير المتعاملين مع مؤسسة الأرشيف الوطني بصفة غير قارة. .:أمر عدد 909 لسنة 2000 مؤرخ في 2 ماي 2000 يتعلق بإحداث مرحلة تكوين متصرفين مستشارين في الوثائق والأرشيف بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الدولة أو الجماعات المحلية أو المؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. .:أمر عدد 1944 لسنة 2002 مؤرخ في 30 أوت 2002 يتعلق بتأجير الأشغال الإضافية التي يستوجبها تنفيذ البرنامج الوطني لفرز الوثائق العمومية والأرشيف. .:أمر عدد 810 ل سنة 2003 مؤرخ في 7 أفريل 2003 يتعلق بتنقيح وإتمام الأمر عدد 675 لسنة 1999 المؤرخ في 29 مارس 1999 المتعلق بضبط النظام الأساسي الخاص بسلك المتصرفين في الوثائق والأرشيف. .:أمر عدد 1226 لسنة 2004 مؤرخ في 31 ماي 2004 يتعلق بتنقيح الأمر عدد 389 لسنة 1997 المؤرخ في 21 فيفري 1997 المتعلق بتنظيم وتسيير الأرشيف الوطني.
.:أمر
عدد 1227 لسنة 2004 مؤرخ في 31 ماي 2004 يتعلق بضبط تركيبة المجلس الأعلى
للأرشيف وطريقة تسييره.
.:قرار من الوزير الأول مؤرخ في 28 أوت 1993 يتعلق بضبط نظام مناظرة الدخول إلى مرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الأرشيف التابعة للدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. .:قرار من الوزير الأول مؤرخ في 28 أوت 1993 يتعلق بفتح مناظرة الدخول إلى مرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الأرشيف التابعة للدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. .:قرار من الوزير الأول مؤرخ في 4 مارس 1994 يتعلق بضبط نظام الدراسات والامتحانات لمرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الأرشيف التابعة للدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. .:قرار من الوزير الأول مؤرخ في 5 أوت 1994 يتعلق بفتح مناظرة الدخول إلى مرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الأرشيف التابعة للدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. .:قرار من الوزير الأول مؤرخ في 3 أكتوبر 2000 يتعلق بالمصادقة على جداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية. .:قرار من الوزير الأول مؤرخ في 9 نوفمبر 2000 يتعلق بضبط نظام الدراسات والامتحانات لمرحلة تكوين متصرفين مستشارين في الوثائق والأرشيف بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس للعمل بمصالح الدولة أو الجماعات المحلية أو المؤسسات العمومية ذات الصبغة الإدارية. .:قرار من الوزير الأول مؤرخ في 29 ديسمبر 2001 يتعلق بالمصادقة على نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية.
.:منشور عدد 17 لسنة 1980 مؤرخ في 21 جويلية 1980 يتعلق بمسك الدفاتر الإدارية لأعوان الدولة وضبط بطاقة الحياة الإدارية للموظفين. .:منشور عدد 41 لسنة 1985 مؤرخ في 31 أوت 1985 يتعلق بالمحافظة على الوثائق الإدارية. .:منشور عدد 89 لسنة 1988 مؤرخ في 14 ديسمبر 1988 يتعلق بالوثائق الإدارية والأرشيف. .:منشور عدد 29 لسنة 1990 يتعلق بالوثائق الإدارية والأرشيف. .:منشور عدد 30 لسنة 1991 مؤرخ في 18 جوان 1991 يتعلق بتركيز مصالح الأرشيف وتطبيق برنامج التصرف في الوثائق. .:منشور عدد 43 لسنة 1991 مؤرخ في 28 أوت 1991 يتعلق بتنظيم دورة تدريبية في مجال الوثائق الإدارية والأرشيف. .:منشور عدد 12 لسنة 1992 مؤرخ في 2 مارس 1992 يتعلق بالمشاركة في الاجتماع الثاني عشر للمجلس الدولي للأرشيف. .:منشور عدد 21 لسنة 1993 مؤرخ في 12 أفريل 1993 يتعلق بتطهير وضع الوثائق الإدارية والأرشيف العام. .:منشور عدد 44 لسنة 1993 مؤرخ في 6 جويلية 1993 يتعلق بتكوين أعوان مختصين في تنظيم الوثائق الإدارية والأرشيف. .:منشور عدد 58 لسنة 1993 مؤرخ في 12 أوت 1993 يتعلق بالتصرف في الوثائق الإدارية وصيانتها. .:منشور عدد 86 لسنة 1993 مؤرخ في 23 نوفمبر 1993 يتعلق بضبط المقدار الجملي للساعات الإضافية المتعلقة بالخطة الاستعجالية لتطهير وضع الوثائق الإدارية والأرشيف العام. .:منشور عدد 9 لسنة 1994 مؤرخ في 15 فيفري 1994 يتعلق بمتابعة تنفيذ الخطة الاستعجالية لتطهير وضع الوثائق الإدارية والأرشيف العام. .:منشور عدد 42 لسنة 1994 مؤرخ في 1 أوت 1994 يتعلق بفتح مناظرة الدخول لمرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس. .:منشور عدد 32 لسنة 1995 مؤرخ في 15 جوان 1995 يتعلق بفتح مناظرة الدخول إلى مرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس. منشور عدد 69 لسنة 1995 مؤرخ في 15 ديسمبر 1995 يتعلق بالعناية بالوثائق الإدارية. .:منشور عدد 24 لسنة 1996 مؤرخ في 10 جوان 1996 يتعلق بفتح مناظرة الدخول إلى مرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق بتونس. منشور عدد 17 لسنة 1998 مؤرخ في 14 ماي 1998 يتعلق ببرنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف بالمؤسسات والمنشآت العمومية. .:منشور عدد 44 لسنة 1998 مؤرخ في 16 أكتوبر 1998 يتعلق بتكوين العاملين في مجال التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف وانتداب المختصين في هذا الميدان. .:منشور عدد 19 لسنة 1999 مؤرخ في 20 أفريل 1999 يتعلق بكيفية تطبيق النظام الأساسي الخاص بسلك المتصرفين في الوثائق والأرشيف. .:منشور عدد 26 لسنة 1999 مؤرخ في 26 ماي 1999 يتعلق بفرز الوثائق المجمعة بالإدارات العمومية. .:منشور عدد 30 لسنة 2000 مؤرخ في 5 أوت 2000 يتعلق بهياكل التصرف في الوثائق والأرشيف ومحلات حفظ الأرشيف الانتقالي. .:منشور عدد 23 لسنة 2001 مؤرخ في 18 أفريل 2001 يتعلق بتحويل الوثائق العمومية وترحيلها أو إتلافها. .:منشور عدد 16 مؤرخ في 27 مارس 2012 يتعلق بتكريس الشفافية والحوكمة الرشيدة ومقاومة الفساد . .:منشور عدد 55 مؤرخ في 27 سبتمبر 2012 يتعلق بضبط صلاحيات خلايا والحوكمة الرشيدة .
.:قرار وزير التعليم العالي والبحث العلميا المؤرخ في 10جوان 2004 المتعلق بالمصادقة على جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية. .:منشور وزير التعليم العالي عدد 55 المؤرخ في 31 أكتوبر 2000 والمتعلق باحترام الإجراءات المتعلقة بالأرشيف. .:منشور وزير التعليم العالي عدد37 المؤرخ في7 ماي 2005 المتعلق بنظام تصنيف الوثائق الخصوصية. .:منشور عدد 46 لسنة 2006 مؤرخ في 17 جويلية 2006 المتعلق بتطبيق نظام تصنيف الوثائق الخصوصية التابعة للجامعة والمؤسسات الراجعة إليها بالنظر. .:منشور عدد 26 لسنة 2012 مؤرخ في 08 جوان 2012 يتعلق باحترام إجراءات التصرف في الوثائق والأرشيف وتهيئة محلات الحفظ .
حتى نتمكن من توحيد المفاهيم واعتماد مصطلحات مقننة، نورد فيما يلي تعريفا لأهم المصطلحات الفنية في إطار تطبيق أدوات التصرف في الوثائق والأرشيف: .: الأرشيف:هو مجموع الوثائق التي أنشها أو تحصل عليها أثناء ممارسة مهامه كل شخص طبيعي أو معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها. .:الأرشيف الجاري: هي الوثائق المستعملة باستمرار أو بتواتر كبير من قبل من أنشأها أو تحصل عليها وذلك لممارسة نشاطه، ويمكن تسميتها بالوثائق النشطة. .:الأرشيف الوسيط: هي الوثائق التي انتهى اعتبارها أرشيفا جاريا من قبل الأشخاص أو الهيئات التي أنشأتها أو تحصلت عليها أثناء ممارسة نشاطها والتي أصبح استعمالها عرضيا ويمكن أن يطلق عليها في علم الأرشيف الوثائق شبه النشطة أو الأرشيف الانتقالي. الأرشيف النهائي: هي الوثائق التي تم إعدادها إثر الفرز وبعد انتهاء حاجة منشئها إليها والتي يتعين حفظها الدائم لعدة أغراض. جداول مدد الاستبقاء: أداة تجميع مدد الاستبقاء والحفظ بالنسبة إلى سائر أنواع الملفات والوثائق المتداولة لدى إدارة أو شركة فهي تحدد مدة استبقاء الملفات أو الوثائق في متناول الأعوان الذين يستعملونها في ممارسة نشاطهم العادي، وكذلك مدة الحفظ كأرشيف وسيط على ذمة الجهة المنشئة، ثم المصير النهائي الذي يؤول إليه الملف أو الوثيقة وهو إما الإتلاف أو الترحيل إلى الأرشيف الوطني. .:الوثيقة: هي كل وعاء مهما كان نوعه يتضمن معلومات يتوصل إليها الإنسان. .: الملف: هو مجموعة من الوثائق تتكون بصفة عادية نتيجة لمباشرة إدارة أو شخص طبيعي لعمل يدخل ضمن مشمولا ته. .:حافظة: هي أداة لحفظ الوثائق أو الملفات، وتسمى أيضا حاوية لحفظ الوثائق سواء كانت نشطة أو شبه نشطة أو أرشيفا نهائيا. .:الرصيد الأرشيفي: هو مجموع وثائق الأرشيف مهما كان شكلها ووعاؤها وعمرها والتي تتجمع أثناء فترة طويلة لدى منشئها أو لدى مصلحة الأرشيف بموجب ممارسة الجهة المنشئة لمشمولاتها. .: التوثيق: عملية تجميع وثائق وبيانات في أوعية مختلفة ومن شتى المصادر حول مواضيع محددة مسبقا وفق حاجيات المستفيدين المعروفة أو المرتقبة. .:التاريخ الأدنى والأقصى:التاريخ الأقصى هو تاريخ الوثيقة التي أدت إلى فتح الملف والتاريخ الأدنى هو تاريخ آخر وثيقة تضمنها الملف أو مجموعة الوثائق المعنية. وقد يضم الملف وثائق نشأت قبل تاريخ فتحه لكن لا تعتمد هذه الوثائق في تحديد التاريخ الأقصى. الترفيف: هو عملية وضع وترتيب وحدات حفظ الأرشيف (حافظات، علب، صناديق) أو مجموعات من الوثائق فوق الرفوف المعدة للخزن. .:الترقيم :هو عملية إسناد أرقام متسلسلة لصفحات وثيقة أو للوثائق المكونة لملف. .:الترتيب:هو عملية ذهنية ومادية في نفس الوقت تؤدي إلى تنظيم الوثائق وفق مبادئ أرشيفية (مثال ذلك ترتيب الوثائق داخل الملف حسب تطور القضية المعنية). .:الترميز: وهي عملية إسناد رمز تصنيف لوثيقة أو لملف حسب نظام التصنيف المعتمد ويسجل هذا الرمز مهما كان نوعه(عددي أو ألفبائي أو مركب من الإثنين) على الوثيقة أو إضمامة الملف. الترميز المزدوج: يطلق عليه أيضا الترميز المركب و يتمثل في فتح مستوى إضافي أو أكثر إلى جانب الرمز الأصلي و هو يمثل الطريقة المثلى لاحتواء كل وثائق المرفق خاصة الوثائق التي تتبع تسلسلا زمنيا معينا أو يتكرر إنشاؤها. .:التصنيف: هو عملية ترتيب وثائق تابعة لمرفق عمومي داخل أقسام وأجزاء وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبينة ضمن نظام أو خطة تصنيف. .:الفرز: هو عملية تؤدي إلى ضبط الوثائق القابلة للإتلاف مباشرة أو بعد أجل محدد وكذلك ضبط الوثائق المعدة للحفظ المؤقت أو للحفظ الدائم. جدول تحويل: مطبوعة إدارية تستخدم في عملية تحويل وثائق لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل إلى محل حفظ الأرشيف الانتقالي. .:جدول ترحيل: مطبوعة إدارية تستخدم في عملية ترحيل أرشيف نهائي من مرفق عمومي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني للحفظ الدائم. .:النسخة الأساسية: تطلق هذه الصفة على الوثيقة أو الملف الذي يحتوي على أشمل المعلومات حول موضوع معين، وتستخدم هذه النسخة بصفة إلزامية للقيام بالعمل الإداري الخاص بها وتمثل جزءا لا يتجزأ منه، وتحفظ هذه النسخة الأساسية لدى الوحدة التي أنشأتها أو تحصلت عليها بحكم مشمولاتها. .:النسخة الثانوية: تطلق هذه الصفة على نسخة مماثلة للنسخة الأساسية أو على نسخة توفر أقل معلومات منها وتوجد هذه النسخة الثانوية بوحدة أخرى دون التي أشرفت على إنشاء النسخة الأساسية أو تحصلت عليها. وتكون كذلك قيمة استخدامها محدودة بالمقارنة مع النسخة الأساسية. فالفاتورة مثلا تتوفر في عدة نسخ أصلية، منها النسخة الأساسية التي تحفظ لدى المصلحة المالية لكون هذه الأخيرة معنية بالمصاريف، وتمثل هذه النسخة لديها حجة تطالب بحفظها مدة لا تقل عن عشر سنوات، أما النسخة الثانوية فهي مثلا بالنسبة للمصلحة التجارية، يمكن الاستغناء عنها على الرغم من كونها أصلا. .:النسخة الأصلية: هي الصورة الأولى للوثيقة ويمكن أن نصدر منها نسخة أو أصولا متكررة وهي تحتوي على العلامات التي تعطي للوثيقة طابعها الأصلي. .:المصير النهائي: هو المصير الذي تؤول إليه الملفات والوثائق العمومية بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها. ويمكن أن نميز في هذا الصدد بين الحفظ الدائم والإتلاف أو الانتقاء حسب معايير يتم اختيارها. .:الحفظ الدائم: هو الحفظ لأجل غير مسمى لنوع من الوثائق أوالملفات بطريقة تمكن من الرجوع إليها بأيسر الظروف. ويرمز لهذا المصير بجداول مدد استبقاء الوثائق بـ "ح د". .:الانتقاء: هو عملية فرز تطبق على مجموعة من الوثائق لاختيار جزء منها للحفظ الدائم وجزء آخر للإتلاف وذلك حسب معايير يتم اعتمادها. ويرمز إلى هذا الإجراء بجداول مدد استبقاء الوثائق بـ "إ ن". .:لإتلاف: هو عملية إهلاك للوثائق تؤدي إلى تلف المعلومات التي تتضمنها. وقد يتم استرجاع وعاء الوثائق بشكل من الأشكال. تجرى العملية حسب تراتيب مضبوطة. ويرمز إلى هذا الإجراء في جداول مدد استبقاء الوثائق ب : "إت".
تعتبر جداول مدد إستبقاء الوثائق حجر الزاوية لنظام التصرف في الوثائق والأرشيف بإعتبارها تحدد لكل ملف ووثيقة : .: مـدّة استعمالها كأرشيف جاري وذلك من خلال ضبط المدّة الضّروريّة لحفظها بمكاتب العمل بمناسبة ممارسة النشاط اليومي والمتواتر .: مدة حفظها كأرشيف انتقالي خارج مكاتب العمل وفي محلاّت مهيّئة للغرض وذلك لمدّة تضبطها الإدارة المنتجة للوثائق إمّا تطبيقا لأحكام قانونية وترتيبيّة أو حسب مقترحات تأخذ بعين الاعتبار الحاجة للوثيقة ونسبة تواتر الرّجوع إليها. .:المصير النهائي الذي تؤول إليه هذه الوثائق أو الملفات عند نفاذ قيمتها الأولية والثانوية ويكون إمّا بالحفظ الدائم بمؤسسة الأرشيف الوطني إذا كان للوثيقة قيمة ثالثة تاريخية ووطنية أو الإتلاف المقنن بعد مصادقة الأرشيف الوطني على ذلك. الهدف من جداول مدد استبقاء الوثائق .: توحيد مدد استبقاء الملفات والوثائق التي من نفس النّوع وتجنب الاختلاف في تحديد مصيرها .: توحيد عناوين الملفات والوثائق وضبط نظام تصنيف لها لتيسير استعمالها واسترجاعها. .: ضمان تكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها بالأرشيف الوطني مثلما نص عليه القانون عدد 95 لسنة 1988 والمتعلق بالأرشيف كدليل على مقومات سيادة الوطن .: تحقيق الربح والجدوى في التصرف في الأعوان والفضاءات والمعدات وذلك ب: .: تحويل الملفات والوثائق التي لم تعد جارية الإستعمال من مكاتب العمل إلى المحل المخصص لحفظها مدة إنتقالية وفق مقتضيات جداول مدد إستبقاء الوثائق وذلك إما تطبيقا لأحكام قانونية أو بغرض العودة إليها عند الحاجة أو حفاظا على مستندات حقوق الأشخاص والهيئات. .: الترحيل الدوري للوثائق التي يتعين حفظها الدائم إلى مؤسسة الأرشيف الوطني. .: الإتلاف المنظم للوثائق التي أصبحت غير صالحة للإدارة وللذّاكرة الوطنيّة.
.:تنظيم الوثائق وتجميعها منطقيا وفق مختلف الوظائف. .:ضمان السرعة والنجاعة في الإستدلال على الوثائق وموقعها .:وضع الوثائق في إطارها الطبيعي للإستدلال على ظروف نشأتها وإستعمالها. .: إيجاد علاقة منطقية بين مجموع الوثائق للمساهمة في تكوين الأرصدة. .: المساهمة في الرفع من مردودية العمل الإداري ونجاعته .:تيسير حفظ الوثائق وحمايتها .:الإستدلال على تطور الأعمال والوظائف الإدارية .: ضمان إستمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركة الأعوان إن المؤسسات بمختلف انماطها لن يكون لها الدور الفعال والمؤثر في عصر العولمة وثورة المعلومات وتكنولوجياتها إلا بالأرشيفي المدرك لأهمية مواكبة هذا التطور واللحاق به والتخطيط العلمي لمستقبل مؤسسته ودلك ب: تحسين آداء العمل وتطويره بتصميم افضل النظم وإعادة النظر في حفظ الأوعية الأرشيفية بإيجاد توازن بين القيمة الإدارية والثقافية لهذه الأوعية في ظل تغيرات والتطورات في البيئة المحيطة إمداد المستفيد بما لديه من اوعية أرشيفية بطريقة ميسرة وسريعة مساعدة اصحاب القرار على إتخاذ القرارات الصائبة التي تعتمد على المعلومة الدقيقة في الوقت الملائم .: مساعدة المؤسسة في تخطيط سياسات ومناهج وإصلاحات تركيبية لدعم سياسة التصرف في الوثائق مساعدة الإدارة في حل مشاكل الوثائق الإلكترونية بإختيار أحسن البرامج الخاصة بحفظ الوثائق في البيئة الألكترونية وتحديد افضل المناهج لهجرة الوثائق من محيط تقنية إلى أخرى يلعب الأرشيفي خاصة دور "الطرف الآمن" وذلك بحفظ الوثائق والمعلومات التي تتظمنها.
|
