التعريف والمهام  |  الإنجازات في مجال التصرف في الوثائق  |  الإطار البشري المختص | محلات الحفظ |  نشاط الإدارة

أدوات العمل


 

التعريف والمهام
 تبعا للفصل عدد 31 من الأمر عدد 276 لسنة 2008 المؤرخ في 11أوت 2008 والمتعلق بتنظيم وزارة التعليم العالي والبحث العلمي  تكلف إدارة التصرف في الوثائق والأرشيف ب:

.: إعداد وتطبيق برنامج التصرف في الوثائق التي تنشئها او تتحصل عليها مصالح الوزارة أثناء القيام بنشاطها وذلك بالتعاون مع مؤسسة الأرشيف الوطني
.: جمع وتنظيم وحفظ الأرشيف الوسيط في محلات معدة لهذا الغرض

.: تنظيم الإطلاع على الأرشيف الوسيط واستغلاله وترحيل الأرشيف النهائي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني

.: إقتناء وجمع الوثائق والمعلومات المتعلقة بمجال إختصاص الوزارة على مختلف مصادرها واوعيتها

.: القيام بالنسبة لهذه الوثائق والمعلومات بالأعمال الضرورية لإعدادها المادي والفكري ولحفظها وإتاحتها للمستعملين

.: القيام بأعمال التعاون وتبادل الخبرات مع المصالح والهيئات ذات العلاقة داخل البلاد وخارجها

أعلى الصفحة


الإنجازات في مجال التصرف في الوثائق

الخطة الإستعجالية لتطهير وضع الوثائق والأرشيف

عملت وزارة التعليم العالي والبحث العلمي على تنفيذ الخطة الإستعجالية لتطهير وضع الوثائق والأرشيف ما بين سنتي 1993 وسنة 1995 تم خلالها:

.: تطهير الأرشيف الذي كان مجمعا في محلات مختلفة لا تتوفر فيها شروط الحفظ

.: اتلاف كمية هامة من الوثائق التي لم تعد صالحة الإستعمال والتي قدرت ب482 م م

.: حفظ كمية هامة من الوثائق قدرت ب 5048 حافظة لفترة انتقالية

.: حصر عدد المحلات التي حفظ بها الأرشيف ومعرفة حالتها

البرنامج الوطني لتأهيل االإدارة

تبعا لمقتضيات الفصل 14 من الأمر عدد 49 لسنة 1996 المؤرخ في 10 جانفي 1996 والمتعلق بتأهيل الإدارة ومنشور السيد الوزير الأول عدد 8 بتاريخ 9 فيفري 1996 سعت الإدارة الفرعية للتصرف في الوثائق والتوثيق إلى تنفيذ البند 14 من برنامج تأهيل الإدارة وذلك بإرساء البرنامج الوطني الخاص بالأرشيف وقد تم تبعا لذلك :

.: المساهمة في إعداد القائمات الإسمية للوثائق المشتركة بين الوزارات حيث إهتمت وزارة التعليم العالي والبحث العلمي  بالعنوان الأول للميزانية وساهمت بذلك في إعداد جداول مدد إستبقاء الوثائق المشتركة التي صدرت تبعا لقرار السيد الوزير الأول المؤرخ في 3 اكتوبر 2000

.: إعداد القائمة الإسمية للوثائق والملفات المتداولة بمختلف المصالح الخصوصية بالإدارة المركزية وبمصالح الجامعة والمؤسسات الراجعة إليها بالنظر

.: إعداد جداول مدد إستبقاء الوثائق الخصوصية التابعة للوزارة والمؤسسات الراجعة إليها بالنظر والتي صدرت في أربعة أجزاء:

1. الإدارة المركزية

2. دواوين الخدمات الجامعية

3. رئاسة الجامعات

4. المؤسسات الجامعية

دخلت هذه الجداول حيز التنفيذ بمقتضى قرار السيد وزير التعليم العالي والبحث العلمي المؤرخ في 10 جوان 2004 حول المصادقة على جداول مدد إستبقاء الوثائق الخصوصية لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي

.: إعداد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية والذي يهم جميع الوثائق والمتداولة للمصالح الخصوصية لإدارة المركزية والجامعات والمؤسسات ودواوين الخدمات الجامعية وقد صدر في 3 أجزاء:

1. نظام تصنيف الوثائق الخصوصية التابعة للإدارة المركزية

2. نظام تصنيف الوثائق الخصوصية التابعة لدواوين الخدمات الجامعية والمؤسسات الراجعة إليها بالنظر

3. نظام تصنيف الوثائق الخصوصية التابعة للجامعات والمؤسسات الراجعة إليها بالنظر

التكوين

في إطار إرساء النظام الجديد للتصرف في الوثائق والأرشيف وبعد إعداد الأدوات الأرشيفية أصبح من الضروري تكوين الأعوان وتدريبهم على إستعمالها، فمنذ سنة 2000 واثر صدور جداول مدد إستبقاء الوثائق المشتركة بمقتضى قرار السيد الوزير الأول المؤرخ في 3 اكتوبر 2000
تمّ بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية إعداد دورات لتدريب الإطارات والأعوان الماسكين للوثائق الجارية على كيفية استعمال الأدوات الأرشيفية (جداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة، جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ، نظام تصنيف الوثائق المشتركة ونظام تصنيف الوثائق الخصوصية)

 أعلى الصفحة


الإطار البشري المختص

منذ شروعها في تنفيذ مخطط تأهيل الإدارة سنة 1996 عملت وزارة التعليم العالي والبحث العلمي  على انتداب المختصين في مجال التصرف في الوثائق والأرشيف ويتكون الإطار حاليا من:

.: 3 متصرفين مستشارين  في الوثائق والأرشيف
.: 2 مكتبين موثقين

.: 4 متصرفين في الوثائق والأرشيف

.: 6 متصرفين مساعدين في الوثائق والأرشيف

  أعلى الصفحة


  محلات الحفظ

محل حفظ الأرشيف بالوزارة

.:عدد الصفوف: 6

.:عدد الخزائن: 90

.:عدد الرفوف: 360

طاقة الإستعاب الجملية للمحل : 3600

محل حفظ الأرشيف برئاسة جامعة تونس

عدد الصفوف: 28

عدد الخزائن: 112

عدد الرفوف: 725

طاقة الإستيعاب الجملية للمحل: 7250

محل حفظ الأرشيف بالمدرسة العليا للعلوم الإقتصادية والتجارية

عدد الصفوف: 7

عدد الخزائن: 22

عدد الرفوف: 211

طاقة الإستيعاب 2110

محل حفظ الأرشيف بسيدي ثابت

عدد الصفوف: 18

عدد الخزائن: 246

عدد الرفوف: 1230
طاقة الاستيعاب 12300

أعلى الصفحة


  نشاط إدارة التصرف في الوثائق والأرشيف

 .: تحيين جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية

.: تحيين أنظمة تصنيف الوثائق الخصوصية

.: تدريب الأعوان بمختلف المصالح على استعمال الأدوات الأرشيفية

.: تحويل الأرشيف من مكاتب العمل إلى محلات الحفظ

.: فرز ومعالجة الأرشيف الذي يتم تحويله من مختلف المصالح

.: تمكين المصالح من الرجوع والإطلاع  على الوثائق (إعارة الوثائق)

.: إتلاف الوثائق التي لم تعد لها قيمة إدارية إتلافا مقننا

.: ترحيل الأرشيف النّهائي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني

أعلى الصفحة